LeihverkehrAnfragen und Bedingungen

Leihanfragen müssen grundsätzlich drei Monate vor Ausstellungsbeginn schriftlich an die Direktion des Landesmuseums gestellt werden, umfangreiche Anfragen sogar mindestens sieben Monate. Nach Prüfung der Anfrage und der zur Ausleihe angefragten Objekte auf deren Leihfähigkeit wird der*die zuständige Sammlungsleiter*in die leihnehmende Institution kontaktieren und mitteilen, ob eine Ausleihe möglich ist und ggf. bereits die Leihbedingungen und etwaige anfallende Kosten nennen.

Leihanfragen sollten die folgenden Angaben enthalten

• Titel der Ausstellung
• genauer Ausstellungort (Adresse und Gebäude)
• Ausstellungs-/ Leihdauer
• den*die Leihnehmende (jur. Person ggf. mit Zeichnungsberechtigtem*er)
• Kontaktdaten der Ansprechpartner*in
• Liste der angefragten Objekte
• ggf. Reproduktionswünsche und Fragen zur Publikationsgenehmigung
• Facility Report des Leihnehmers (siehe Downloads)

Postadresse zur Einsendung der vollständigen Unterlagen

Landesmuseum Württemberg
Prof. Dr. Christina Haak
Altes Schloss
Schillerplatz 6
70173 Stuttgart

Alle anfallenden Transport- und Verpackungskosten sind von der leihnehmenden Institution zu tragen. Spezielle Transportbedingungen für besonders gefährdete und empfindliche Objekte werden der leihnehmenden Institution gesondert und so früh wie möglich mitgeteilt. Die Verpackung muss nach Vorgaben des Landesmuseums erfolgen.

Die leihnehmende Institution erklärt sich zur Versicherung der Leihgaben zu den vom Landesmuseum festgesetzten Versicherungswerten bereit und übernimmt sämtliche Versicherungskosten. Die Versicherung wird „von Nagel zu Nagel“ abgeschlossen, läuft also bis zum Wiedereintreffen der Leihgaben bei dem Leihgeber.

Sollte Kurierbegleitung für notwendig erachtet werden, gehen die Kosten zu Lasten der leihnehmenden Institution.

Vitrinen müssen grundsätzlich mit einem Schloss zu verschließen sein.

Eine Alarmsicherung des Gebäudes ist grundsätzlich zu gewährleisten, darüber hinaus ggf. auch eine entsprechende Raum- bzw. Vitrinen-Alarmsicherung.

Um Veränderungen und Beschädigungen der angefragten Objekte zu vermeiden, ist während der Ausstellung ein konstantes Klima zu gewährleisten. Bei klimaempfindlichen Objekten gilt dies auch während des Transportes und einer etwaigen Zwischenlagerung. Die konkreten Klimabedingungen können dem Leihvertrag entnommen werden.

Der Leihvertrag beginnt circa 14 Tage vor Ausstellungsbeginn und endet baldmöglichst nach Ausstellungsende. Dies ist bei den Planungen zu Transport sowie Auf- und Abbau zu beachten.

Alle weiteren Bedingungen finden sich im Leihvertrag (bzw. in dessen Anhängen) sowie unter „Erläuterungen zu Leihbedingungen und Fristen“.

Erläuterungen zu Bedingungen und Fristen bei Leihnahmen von Objekten des Landesmuseums Württemberg
Stand: November 2021

Das Landesmuseum Württemberg verfügt über mehr als eine Million Objekte und ist mit seinen hochkarätigen Sammlungen in einen umfangreichen nationalen wie internationalen Leihverkehr eingebunden. Pro Jahr erreicht uns eine Vielzahl von Leihanfragen, die nach Möglichkeit auch positiv beantwortet werden: Jährlich werden rund 700 Objekte anderen Institutionen für Sonderausstellungen zur Verfügung gestellt, zusätzlich sind über 3.800 Objekte als Dauerleihgaben in anderen Häusern zu sehen, die dort in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden müssen.

Als eine mit öffentlichen Mitteln finanzierte Institution sehen wir es als eine unserer Hauptaufgaben an, andere Häuser im In- und Ausland bei deren Ausstellungsvorhaben zu unterstützen. Allerdings sind wir selbstredend auch dem Erhalt unserer Bestände verpflichtet, der eines sorgsamen und verantwortungsbewussten Umgangs mit den Objekten bedarf. Daher müssen alle Anfragen einer gewissenhaften Prüfung unterzogen sowie die Leih- und Transportbedingungen mit Bedacht festgelegt werden. Allerdings gilt es in diesem Zusammenhang darauf hinzuweisen, dass eine Reihe von Objekten aus konservatorischen Gründen grundsätzlich nicht mehr ausgeliehen wird.

Der Arbeitsaufwand bei Leihvorgängen ist nicht zu unterschätzen. Nach der Prüfung der grundsätzlichen Verfügbarkeit steht eine sorgfältige Kontrolle des Zustands des Objekts durch Sammlungsleiter*innen und Restaurator*innen an. Bewertet werden auch die möglichen Risiken, denen das Objekt im Falle einer Ausleihe bei Transport und Präsentation ausgesetzt wird. Damit einher geht die Prüfung der konservatorischen und sicherheitstechnischen Voraussetzung bei der etwaigen leihnehmenden Institution anhand dessen Facility Reports. Nicht immer kann positiv entschieden werden, jedoch werden Absagen nie unbegründet erteilt.

Im Falle einer Zustimmung zur Ausleihe sind weitere Arbeitsschritte notwendig: die Erstellung des Zustandsprotokolls inkl. einer detaillierten Fotodokumentation, das Aufsetzen des Vertrags, die Festlegung der Versicherungssumme sowie die Bestimmung der Ausleihbedingungen hinsichtlich Klima, Sicherheit und Transport. Die Versicherungssummen orientieren sich an den aktuellen Preisen des Kunstmarktes bzw. an den Beträgen, die im Rahmen der Vermögensbewertung der Bestände des LMW gewonnen wurden. Bei besonders empfindlichen Objekten muss mit einer auf drei Monate verkürzten Leihfrist gerechnet werden.

Aufgrund der eben beschriebenen Arbeitsschritte ist es unbedingt notwendig, Leihanfragen rechtzeitig zu stellen: Grundsätzlich 3 Monate, bei umfangreichen Anfragen mindestens 7 Monate vor Ausstellungsbeginn. Das Prozedere ist oben zusammengefasst.

Die in der Anlage zum Leihverkehr angegebenen Ausleihbedingungen sind zum Erhalt des Objekts notwendig und richten sich nach den allgemein anerkannten konservatorischen und restauratorischen Standards. Je nach Beschaffenheit eines auszuleihenden Objekts kann es erforderlich sein, dass ein*e Restaurator*in vor Ort den Auf- und Abbau betreut. Aufgrund des umfangreichen Leihverkehrs kann dies nicht in allen Fällen von Mitarbeitern des Landesmuseums geleistet werden. Sollte in der leihnehmenden Institution kein*e Restaurator*in beschäftigt sein, so muss ggf. eine externe Fachkraft auf eigene Kosten herangezogen werden.

Die hier geforderten Maßstäbe sind auch für uns selbst verpflichtend und werden bei eigenen wie geliehenen Objekten eingehalten.

1. Allgemeine Hinweise zur Sicherheit

Die Ausleihe von Objekten des Landesmuseums setzt angemessene Vorkehrungen zu deren Sicherheit durch die leihnehmende Institution voraus. Solche Vorkehrungen bestehen in der Regel aus einem System sich ergänzender Maßnahmen, deren Qualität sich an der Bedeutung und am Wert der Leihgaben bemisst.

1.1 Mögliche Anforderungen an die Sicherungsmaßnahmen

Mechanische Sicherungen
Die Außenhaut des Gebäudes (insbesondere Türen und Fenster) muss wirkungsvoll einbruchhemmend sein. Im Zentrum dieser Anforderung stehen einfache, aber durchaus effektive Methoden, die den zeitlichen Aufwand für einen Einbruch oder die Entwendung von Gegenständen erhöhen: massive Gitter vor erreichbaren Gebäudefenstern und über Schächten; Scharniere, Beschläge und Schlösser, die den üblichen Einbruchwerkzeugen nachhaltig widerstehen; das Entfernen von Fenstergriffen; spezielle Befestigungssysteme für Objekte etc. In der Regel müssen Leihgaben zusätzlich in Vitrinen präsentiert werden, die über Verbundsicherheitsglas und hochwertige Sicherheitsschlösser verfügen.

Automatische Alarmierung durch Gefahrenmeldeanlagen
In den Ausstellungsräumen müssen Sensoren installiert sein, die Ereignisse wie Einbruch, Glasbruch, unbefugtes Betreten, das Öffnen von Türen und Fenstern, Rauch, Feuer und allgemein Elementargefahren sowie den Zugriff auf Objekte an die Zentrale im überwachten Bereich melden. Die Signalübertragung erfolgt grundsätzlich über Kabel und nur in besonderen Fällen über Funk. Der Alarmfall wird nötigenfalls automatisch an einen Wachdienst oder die Polizei übermittelt (Überfall-Einbruchmeldeanlage mit Anschluss an die Polizei, ÜEA-Richtlinie).

Überwachung durch Personal und Videoanlagen
Die leihnehmende Institution hat dafür Sorge zu tragen, dass ausreichendes und geschultes Personal für die Überwachung der Objekte eingesetzt wird. Zertifizierte Videoanlagen können diese Kontrolle ergänzen.

Zutrittskontrolle
Auch außerhalb der Öffnungszeiten darf der Zutritt zu den betreffenden Räumen ausschließlich für befugte Personen möglich sein. Die Schlüssel der Schließanlage müssen kontrolliert vergeben und sicher aufbewahrt werden.

Notfall-Konzept
Die leihnehmende Institution sollte über einen Notfallplan verfügen, der die Leihgaben bei Elementarschäden oder deren Bekämpfung z. B. durch die Feuerwehr gemäß vordefinierter Alarmierungspläne und Abläufe schützen hilft.

Klassen des Verbands der Sachversicherer
Der Verband der Sachversicherer unterteilt sicherheitsrelevante Produkte wie Schließanlagen, Gefahrenmelder oder Videoanlagen in drei Qualitätsklassen und weitere Sicherungsklassen, die den Einzelfall berücksichtigen. Gemäß VdS-Betriebsartenverzeichnis (VdS 2559-1) sind Museen nicht pauschal einer bestimmten Sicherungsklasse zuzuordnen, sondern werden individuell bewertet. Je nach Leihgabe entscheidet das Landesmuseum über die erforderliche Güte der Sicherungsmaßnahmen gemäß der VdS-Klassen.

2. Allgemeine Hinweise zu konservatorischen Richtlinien

Um Museumsobjekte möglichst unversehrt langfristig zu bewahren und den Alterungsprozess soweit wie möglich zu verlangsamen, sollten stets konservatorisch optimale Bedingungen entsprechend internationaler Standards angestrebt werden. Im Folgenden seien die Bedingungen für Objekttransport, -montage und-präsentation anhand empfindlicher Materialgruppen exemplarisch vorgestellt. Über allgemein anerkannte Richtlinien für den Erhalt von Kulturgut hinaus ist die Empfindlichkeit eines Objekts entsprechend seiner Beschaffenheit und seines Erhaltungszustands individuell einzuschätzen.

2.1 Transport

Eine große Gefahr für Kunst- und Kulturgegenstände liegt in ihrer Beförderung. Erschütterungen und Schwingungen führen bei fragilen Objekten zu mechanischer Beschädigung und Substanzverlust. Veränderungen, die zunächst visuell nicht wahrgenommen werden können, summieren sich mit jedem Transportweg und können sich zu deutlichen Schäden entwickeln. Daher ist eine individuell an das Objekt angepasste, stoßdämmende Transportverpackung, die ggf. Klimaschwankungen puffert, nötig.

2.2 Klimatische Bedingungen

Der Erhalt von Objekten ist nur in einem stabilen Klima gewährleistet. Starke Schwankungen der Temperatur und der relativen Luftfeuchtigkeit führen bei fast allen Materialien zu unerwünschten Veränderungen. Dies ist für Objekte aus organischen Materialien wie Holz, Papier, Textil, Pergament, Leder, Bein, Elfenbein, Horn, Schildpatt u. a. von besonderer Bedeutung. Ein Quellen und ein Schrumpfen der Werkstoffe, die stets mit Schwankungen der Luftfeuchtigkeit einhergehen, führen schnell zur Bildung von Rissen und anderen Schäden. In der Regel werden organische Materialien einer relativen Luftfeuchtigkeit zwischen 45 und 55 % ausgesetzt. Klimaänderungen von mehr als 5 % relativer Luftfeuchtigkeit und mehr als 2 °C Temperatur innerhalb eines Tages müssen vermieden werden. Werden 60 % relative Luftfeuchtigkeit überschritten, besteht die Gefahr der Schimmelbildung. Metalle hingegen sind empfindlich gegenüber erhöhter Luftfeuchtigkeit und sollten möglichst trocken gelagert und ausgestellt werden. Je nach Objektzustand und Beschaffenheit der Oberfläche können Eisenobjekte bereits ab 30 % relativer Luftfeuchtigkeit korrodieren. Die Zielwerte der relativen Luftfeuchtigkeit werden hier im Einzelfall festgelegt. Auch Glasobjekte müssen konstanten Umgebungsbedingungen ausgesetzt werden. Ist die Glaszusammensetzung instabil, führt eine zu niedrige oder zu hohe Luftfeuchtigkeit zu bleibenden Oberflächenveränderungen und zur Glaskorrosion. Die empfohlenen Bedingungen für empfindliche Glasobjekte liegen zwischen 38 und 40 % relativer Luftfeuchtigkeit. Bei Objekten aus kombinierten Materialien wird für jedes Objekt individuell entschieden, welcher Kompromiss bei den klimatischen Bedingungen eingegangen werden muss.

2.3 Lichtbelastung

Von allen Materialien sind organische Farbstoffe am lichtempfindlichsten. Sie können sich durch Lichteinwirkung schnell verändern und bis zur Unkenntlichkeit ausbleichen. Organische Farbstoffe finden sich unter anderem auf Papier, Textil, Leder, Pergament, Holz, Gemälden, in Form von Fassungen auf diversen Objekten und bei Pflanzen- und Tierpräparaten. Für organische Farbstoffe in Ausstellungen entspricht die maximale Lichtbelastung in der Regel einer Beleuchtungsstärke von 50 Lux. Die Lichtbelastung hängt zudem von der Bestrahlungsdauer und vom Spektrum des Leuchtmittels ab.

2.4 Schadstoffe

Materialien der Raumausstattung und Vitrinenbaustoffe geben häufig Schadstoffe ab, die Schäden an Kunst- und Kulturgegenständen hervorgerufen. Silber läuft unter Einwirkung von schwefelhaltigen Schadgasen in kürzester Zeit an und entwickelt eine schwarze Silbersulfidschicht. Kupfer und Blei korrodieren unter anderem im Beisein von Essigsäure und Ameisensäure/Formaldehyd. Selbst Keramik kann unter dem Einfluss von Schadgasen kristalline Ausblühungen entwickeln, und Glas kann sich an seiner Oberfläche verändern. Besonders Holzverbundwerkstoffe, Dichtstoffe, Klebstoffe, Lacke und textile Bespannungen können große Mengen an Schadstoffen emittieren. Es ist daher wichtig, die Vitrinen nach der Fertigstellung über mehrere Wochen geöffnet ausdampfen zu lassen, bevor Objekte eingebracht werden. Sehr empfindliche Objekte müssen in schadstofffreien Vitrinen ausgestellt werden.

2.5 Präsentation und Objekteinrichtung

Die Einrichtung der Objekte am Ort ihrer Präsentation wird in der Regel von Restauratoren*innen durchgeführt. Nur sie kennen die Montagemöglichkeiten und die Schwachstellen eines Objekts. Als Hilfsmittel bei der Objekteinrichtung kommen lediglich schadstoffgeprüfte Materialien zum Einsatz.

2.6. Prüfung der Leihvoraussetzungen

Wenn dies vom Landesmuseum gewünscht wird, sind Leichtnehmende dazu verpflichtet, die klimatischen Voraussetzungen und die Lichtwerte über einen längeren Zeitraum hinweg bereits vor der Ausleihe und auch während der Ausstellungsdauer zu ermitteln. Klimamessungen erfolgen in der Regel durch Klima-Datalogger, die eine Aufzeichnung der Klimadaten während eines definierten Zeitraumes ermöglichen. Die Ermittlung der Lichtwerte erfolgt mit Luxmessgeräten, auch Luxmeter genannt, die der ultravioletten Strahlung mit UV-Messgeräten.

3. Weiterführende Informationen und Literatur

Die örtlichen kriminalpolizeilichen Beratungsstellen beraten unentgeltlich zu einbruchhemmenden und sicherheitsrelevanten Maßnahmen: www.k-einbruch.de

• Programm polizeiliche Kriminalprävention der Länder und des Bundes (Hrsg.): Ungebetene Gäste.
• Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft e. V. (Hrsg.): Sicherungsrichtlinien für Museen und Ausstellungshäuser. VdS 3511 2008-09 (01), Köln, VDS Schadenverhütung GmbH, 2008.
• Hilbert, G. S.: Sammlungsgut in Sicherheit. 3. Aufl., Berliner Schriften zur Museumskunde, Bd. 1, Berlin, Gebr. Mann, 2002.
• Ashley-Smith, J., Burmester, A., Eibl, M.: Climate for Collections – Standards and Uncertainties, Archetype Publications, London 2013.